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FF-Input #1 - Umgang mit Unklarheiten in der Buchhaltung


„Ich dachte, das passt schon so…“

Diese Woche hatte ich zwei Kunden, die mir ziemlich ähnlich in Erinnerung bleiben werden.


Zwei komplett unterschiedliche Menschen.

Zwei unterschiedliche Branchen.

Und trotzdem: die gleiche Ausgangslage.


  • 👉 Ein Malerbetrieb

  • 👉 Eine Reinigungsfirma




Beide haben frisch gestartet mit ihrer Buchhaltung. (Bei beiden GmbH Gründung im 2025). Und ich sage dir ganz ehrlich: Der Start war richtig gut.

  • Belege wurden gesammelt

  • Digitalisierung wurde umgesetzt (jeder Beleg schön eingescannt)

  • Ordnung war da

  • Motivation sowieso


Es gibt immer zwei Typen bei den Buchhaltungs-Neulingen:


Typ 1:

👉 „Ich frage lieber einmal zu viel.“


Typ 2:

👉 „Ich mach’s einfach.“ Und bei diesem Typ kann es in beide Richtungen fallen: Alles ist auf anhieb richtig oder Fehler werden Wochen, manchmal Monate durchgezogen.


Bei meinen zwei Kunden war folgendes gegeben:

  • Beide ohne Buchhaltungs-Vorkenntnisse

  • Beide super motiviert, es selber zu machen und dran zu bleiben


Und trotzdem:

👉 Unterschiedliche Abläufe

👉 Unterschiedliche Denkweisen

👉 Unterschiedliche Fehler


Buchhaltung ist kein Gefühl.

Es ist ein System.


Und wenn du kein klares System hast oder nur zu 50% sicher bist, ob das, was du tust richtig ist, passiert automatisch das:

👉 Du entscheidest aus dem Bauch

👉 Du „probierst mal“

👉 Du entwickelst deine eigene Logik


Und genau da entstehen die Fehler, die später Zeit kosten.


Die perfekte Anleitung für deinen Umgang mit Unklarheiten in der Buchhaltung

Wenn du gerade am Punkt bist, wo du unsicher bist – dann ist das hier dein Fahrplan:


Schritt 1: Stoppe das „einfach machen“

Wenn du dir nicht sicher bist:

👉 NICHT buchen

👉 NICHT raten

👉 NICHT hoffen


Warum? Weil jede falsche Buchung:

  • sich auf Auswertungen auswirkt

  • sich auf Steuern auswirkt

  • sich wiederholt

  • und in bexio mühsam zu korrigieren ist


👉 Hier ein Video, falls du doch mal eine Buchung korrigieren musst :P



Schritt 2: Arbeite mit einem „Unklarheiten-Parkplatz“


Das ist ein Gamechanger.

👉 Lass die Transaktion, bei der du unsicher bist einfach im Banking unter Transaktionen abgleichen drin.

👉 Bar bezahlte Ausgaben: Beleg einscannen und mit der Verbuchung warten.


Schritt 3: Halte deine Routine trotzdem ein


Ganz viele machen hier den Fehler:


👉 „Ich verstehe es nicht → ich mache gar nichts mehr“

Falsch.

👉 Du machst ALLES, was du kannst:

  • Belege sortieren

  • Belege scannen

  • Bank prüfen

  • klare Fälle verbuchen

👉 Nur die unklaren Fälle bleiben offen.


Schritt 4: Arbeite wöchentlich (nicht alle 3 Wochen)

Das war der grösste Unterschied bei meinen zwei Kunden.

👉 Person A: fast täglich

👉 Person B: alle paar Wochen


Und du kannst dir vorstellen, wer mehr Chaos hatte. Vor allem bei den Belegen.


Deine ideale Routine:

Einmal pro Woche:

  1. Bank öffnen

  2. Alle Bewegungen durchgehen

  3. Alles verbuchen, was klar ist

  4. Belege zuordnen

  5. Unklarheiten notieren

👉 Dauer: 30–60 Minuten👉 Wirkung: riesig


Schritt 5: Klären – nicht raten


👉 Frag jemanden, der es weiss

  • Treuhänder

  • mich 😄

  • oder eine klare Quelle

👉 Und ganz wichtig: Nicht nur Lösung holen – verstehen.


Schritt 6: Lerne daraus (das ist der Hebel!)


Beim nächsten Mal:

  • gleicher Fall = direkt richtig oder du weisst, wo suchen, wie du es beim letzten Mal gemacht hast. Du wirst sicher. Du wirst schneller. Du bekommst Kontrolle.


Schritt 7: Monatliche Saldoabstimmung


Gerade wenn du mit bexio arbeitest:

👉 1x pro Woche prüfen:

  • stimmt Bank?

  • stimmt Buchhaltung?


Mein Fazit für dich

Du musst nicht alles können. Du musst nicht perfekt sein. Aber:

👉 Du brauchst ein System

👉 Du brauchst eine Routine

👉 Und du brauchst den Mut zu sagen:„Das verstehe ich noch nicht.“

 
 
 

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