Effizient Ausgaben in bexio Verwalten: So geht’s!

Als Unternehmerin oder Unternehmer in einem kleinen Unternehmen (KMU) hat man mit vielen verschiedenen Aufgaben zu tun – und eine der wichtigsten ist die Verwaltung der Ausgaben. Denn die korrekte und effiziente Buchhaltung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Unternehmensführung. Aber keine Sorge, mit bexio wird das Handling von Ausgaben ganz einfach! In diesem Blogpost zeige ich dir, wie du Ausgaben in bexio richtig und effizient verwaltest.

Wenn du keine Lust hast, den ganzen Text zu lesen, dann habe ich für dich ein 20 Minuten Tutorial erstellt, in dem ich alles erkläre ;).

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1. Sauberes Setup – Der Grundstein für eine reibungslose Verwaltung

Bevor du mit der Erfassung von Ausgaben beginnst, braucht es ein sauberes Setup. Denn nur wenn deine Buchhaltungsstruktur gut aufgestellt ist, kannst du Ausgaben korrekt erfassen und die Übersicht behalten.

• Kontenplan richtig hinterlegen: In bexio musst du einen Kontenplan einrichten, der alle relevanten Kategorien für deine Ausgaben enthält. So hast du die Möglichkeit, deine Ausgaben korrekt zuzuordnen – von Bürobedarf über Mietkosten bis hin zu Marketing-Ausgaben.

• Bankkonto verknüpfen: Eine der praktischen Funktionen von bexio ist die Verknüpfung deines Bankkontos. Wenn du dein Bankkonto mit bexio verbindest, werden Zahlungen automatisch erfasst, sodass du Ausgaben direkt und schnell verbuchen kannst.

• MwSt.-Einstellungen: Die MwSt.-Einstellungen sind essentiell, damit du richtig mit bexio arbeiten kannst. Dies ist zu Beginn das Wichtigste zu prüfen!

• Belegmanagement: Die Belege deiner Ausgaben sollten ordentlich abgelegt werden. In bexio kannst du Belege direkt einscannen und mit den jeweiligen Ausgaben verknüpfen. So hast du immer alles im Blick und kannst später bei einer Steuerprüfung alles schnell und unkompliziert nachweisen.

2. Ausgaben erfassen – Von der Ausgabe bis zur Zahlung

Es gibt nicht nur einen Weg zum Ziel, in bexio hast du mehrere Möglichkeiten, deine Ausgaben zu erfassen. In meinem neuesten Video zeige ich dir die Varianten und am besten entscheidest du am Schluss selber, welche dir am besten passt ;).

Zum Tutorial - 20 Min

3. Routinen aufbauen – Damit du nie den Überblick verlierst

Der Schlüssel zur erfolgreichen Ausgabenverwaltung liegt nicht nur in der richtigen Erfassung, sondern auch in einer guten Routine. Um sicherzustellen, dass du nie den Überblick verlierst und deine Ausgaben immer auf dem neuesten Stand sind, solltest du regelmässige Zeiten einplanen, um deine Ausgaben zu überprüfen und zu verbuchen.

• Wöchentliche Routinen: Einmal pro Woche heisst es: Transaktionen abholen, alle physischen Belege einscannen und anschliessend alle Transaktionen vom Bankkonto direkt verarbeiten. Hier in diesem Blogbeitrag findest du meine wöchentliche Routine.

• Monatliche Routine: Sobald ein Monat abgeschlossen ist, empfehle ich, eine Saldoabstimmung zu machen. Wenn du keine Ahnung davon hast, dann schau dir umbedingt auch dieses kurze Tutorial an ;).

4. Unterstützung durch GOODlancer – Deine wöchentlichen ToDos

Wenn du nur schon beim Setup anstehst und du Hilfe brauchst beim bexio einrichten, dann melde dich gerne bei mir und wir sprechen darüber, wie wir das ganze angehen. Oft braucht es nicht mehr als 2-3 Stunden ;).

Fazit:

Die Verwaltung von Ausgaben muss keine komplizierte und zeitaufwändige Aufgabe sein. Mit bexio und einem klar strukturierten Setup kannst du deine Ausgaben einfach erfassen und bezahlen. Wichtig ist, dass du dir Routinen aufbaust, die dir helfen, den Überblick zu behalten und immer auf dem neuesten Stand zu sein. Mit ein wenig Übung wird das Handling deiner Ausgaben schnell zur Routine, und du kannst dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst: dein Geschäft weiterzuführen.

Falls du nicht nach oben scrollen willst, aber direkt das Video anschauen möchtest, hier nochmals der Link ;).

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