KPI's: Tracken bringt Fokus – auch bei kleinen Unternehmen

Warum Selbstständige und kleine Teams mit ihren Zahlen arbeiten sollten – und wie du einfach anfängst

Kennzahlen – oder KPIs, wie man im Businessdeutsch sagt – wirken auf viele kleine Unternehmen erst mal abschreckend. Klingt nach Konzern, Excel-Wüsten und Controlling. Dabei geht es im Kern um etwas ganz Einfaches: Regelmässig hinschauen, was läuft – und was nicht.

Ich selbst habe das in meinem Unternehmen GOODlancer früh gemerkt. Ich wusste: Ich muss nicht nur für meine Kunden gute Arbeit machen, sondern auch für mich selbst sorgen. Ich muss meine Fixkosten decken, meinen Lohn zahlen und wissen, wann ich auf dem richtigen Weg bin. Darum war ich vor Kurzem im Podcast JU Moment, um genau darüber zu sprechen: Welche Kennzahlen helfen uns Selbstständigen und KMU wirklich weiter?

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Die Basis aller Kennzahlen: eine aktuelle Buchhaltung

Bevor du dir über KPIs Gedanken machst, kommt eine viel einfachere, aber entscheidendere Frage: Bist du mit deiner Buchhaltung à jour?

Denn egal, ob du Fixkosten berechnen, deine Marge analysieren oder die Entwicklung deiner Kunden tracken willst – ohne aktuelle Daten bist du im Blindflug unterwegs. Es bringt nichts, sich tolle Dashboards oder Excel-Vorlagen zu basteln, wenn du die Zahlen nicht regelmässig pflegst. Kennzahlen sind kein Ersatz für Buchhaltung – sie bauen auf ihr auf.

Gerade in kleinen Unternehmen ist es verlockend, die Buchhaltung aufzuschieben: „Mache ich dann, wenn’s ruhiger ist“, „Ich muss erst alle Belege zusammensuchen“ oder „Ich hab eh keinen Bock drauf“. Verständlich – aber gefährlich.

Denn wer nur rückwirkend arbeitet, kann nicht steuern – sondern höchstens Bilanz ziehen. Und oft kommt der Frust dann erst Monate später, wenn die Zahlen nicht mehr stimmen, das Steuerbüro nervt oder der Kontostand überraschend niedrig ist.

Deshalb mein Tipp: Mach deine Buchhaltung zu einer kleinen, aber regelmässigen Routine. Ob jeden Freitag, jeden zweiten Montag oder fix am Monatsende – Hauptsache, du bleibst dran. Denn:

Ohne aktuelle Buchhaltung keine echten Erkenntnisse. Und ohne Erkenntnisse kein Fokus.

Was ist überhaupt eine Kennzahl?

Eine Kennzahl ist einfach eine messbare Zahl aus deinem Unternehmen. Sie kann aus der Buchhaltung kommen – muss aber nicht. Wichtig ist nur: Sie hilft dir, dein Business besser zu verstehen. Ob Umsatz, Ausgaben, Kundenentwicklung oder die eigene Verrechenbarkeit – es geht nicht um Perfektion, sondern um Transparenz.

Diese Zahlen tracke ich jeden Monat – und empfehle sie auch meinen Kunden:

💡 1. Erträge nach Kategorien

Ich arbeite mit rund zehn verschiedenen Ertragskonten. So kann ich z. B. unterscheiden zwischen „Online-Support“, „Beratung vor Ort“, „Kilometervergütung“ usw. Das zeigt mir, welche Angebote sich lohnen – und wo ich nachjustieren sollte und wo ich meinen Fokus legen muss.

💡 2. Variable Kosten

Marketing, Büromaterial, Software-Lizenzen: Alles, was monatlich unterschiedlich hoch ausfällt, halte ich separat fest.

💡 3. Fixkosten (monatlich gerechnet)

SVA-Beiträge, Versicherungen, allfällige Mieten – auch wenn viele dieser Rechnungen nur quartals- oder jährlich kommen, kalkuliere ich sie monatlich ein, damit ich ein realistisches Bild habe.

💡 4. Verrechenbarkeit

Einer meiner wichtigsten Kennzahlen. Ich erfasse alle Arbeitsstunden – egal, ob für Kunden, Akquise oder Admin – und berechne dann, wie viel Prozent dieser Zeit ich fakturieren kann. Im Mai lag dieser Wert bei mir bei nur 35 % – ein Weckruf. In der Aufbauphase ist das normal, langfristig sollte der Wert aber steigen.

💡 5. Kundenentwicklung

Ich halte monatlich fest: Wie viele neue Kunden kamen dazu? Wie viele sind noch aktiv? Das hilft mir, mein Wachstum besser zu verstehen als jede Follower-Zahl.

💡 6. Ziele & Monatsnotizen

Ich schreibe mir für jeden Monat Ziele auf – manchmal betriebswirtschaftlich (z. B. Umsatz-Ziel), manchmal ganz praktisch („neue Kopfhörer kaufen“). Dazu notiere ich, was im Monat speziell war: Ferienzeit, Launch, neue Marketingaktionen etc. Das hilft beim Reflektieren.

Tools & Umsetzung

Ich tracke meine Zahlen aktuell mit einem simplen Google Sheet, das ich mir zu Beginn meiner Selbstständigkeit selbst gebaut habe. Mittlerweile teste ich zusätzlich ein Tool namens SMIIT, das mit bexio verknüpft ist und automatisch Kennzahlen in einem Dashboard aufbereitet. Gerade für Kunden, die visuell denken oder Schwierigkeiten mit Routinen haben, kann das eine enorme Hilfe sein.

Fazit: Lieber einfach starten als gar nicht

Du brauchst keinen Finanzabschluss auf Konzernniveau. Aber du brauchst Klarheit. Und die bekommst du, wenn du dir regelmässig deine Zahlen anschaust.

Ob du in einem kreativen Beruf arbeitest, handwerklich tätig bist oder Beraterin bist: Wenn du deine Zahlen verstehst, triffst du bessere Entscheidungen. Du erkennst Engpässe früher – und Erfolge auch.

Also: Hol dir ein Google Sheet. Block dir jeden Monat 30 Minuten. Fang mit 3 Zahlen an. Und beobachte, was passiert.

Wenn du Hilfe brauchst, meld dich gern – oder hör dir die Podcastfolge bei JU Moment an. Vielleicht ist das dein Start in einen neuen Fokus.