5 typische Fehler in der Buchhaltung – und wie du sie ganz einfach vermeidest
Buchhaltung muss nicht kompliziert sein. Oft sind es die kleinen Gewohnheiten, die den grössten Unterschied machen.
Kennst du das? Du möchtest eigentlich nur schnell deine Buchhaltung erledigen, aber plötzlich fehlen Belege, du weisst nicht mehr, wofür eine Zahlung war, und irgendwie stimmt der Saldo auf deinem Bankkonto nicht mit deiner Buchhaltung überein. Und schon wird aus einer kleinen Aufgabe eine ziemlich grosse Sache.
In meiner täglichen Arbeit mit Selbstständigen und KMU begegne ich immer wieder denselben fünf Fehlern. Das Gute daran: Mit ein paar einfachen Routinen lassen sich viele davon vermeiden. Welche das sind und wie du es besser machen kannst, zeige ich dir hier.
1. Belege nicht direkt digitalisieren
Du kaufst etwas fürs Geschäft, bekommst eine Quittung und steckst sie schnell in deine Tasche. «Die erfasse ich dann später.» Drei Wochen später findest du die Quittung irgendwo zwischen Einkaufszetteln, Kaugummis und alten Parktickets. Oder eben gar nicht mehr. ;)
Genau deshalb empfehle ich, Belege möglichst direkt zu digitalisieren. Viele Buchhaltungsprogramme wie bexio bieten dir die Möglichkeit, Belege digital zu erfassen. Nutze diese Funktion und gewöhne dir an, Quittungen direkt nach dem Einkauf zu fotografieren oder Rechnungen aus deinem E-Mail-Postfach an einem festen Ort abzulegen.
So musst du später nicht lange suchen und hast deine Unterlagen jederzeit griffbereit. Ausserdem verhinderst du, dass Belege verloren gehen oder mit der Zeit unleserlich werden.
Jeder Beleg, den du heute digitalisierst, ist einer weniger, den du am Monatsende suchen musst.
2. Banktransaktionen nicht mindestens wöchentlich verarbeiten
Ein weiterer Klassiker: Die Buchhaltung wird aufgeschoben. Eine Woche vergeht, dann noch eine, und plötzlich liegen drei Monate voller Banktransaktionen vor dir. Jetzt beginnt die Detektivarbeit: Wofür waren die CHF 47.80 vom 12. August? Wer hat diese Rechnung bezahlt? Und warum wurde dieser Betrag zweimal abgebucht?
Je länger du wartest, desto schwieriger wird es, dich an einzelne Zahlungen zu erinnern. Deshalb empfehle ich, Banktransaktionen mindestens einmal pro Woche zu verarbeiten.
Ich habe dafür meinen Financial Friday eingeführt. Jeden Freitag nehme ich mir bewusst Zeit für meine Administration und Buchhaltung. Dazu gehört auch, meine Banktransaktionen abzugleichen und zu verbuchen. Wenn du das regelmässig machst, dauert es oft gar nicht so lange und du behältst den Überblick über deine Finanzen.
Für mich ist das Schönste daran, dass ich mit einem freien Kopf ins Wochenende starten kann. Denn jede Woche ein bisschen Buchhaltung ist wesentlich angenehmer als einmal im Jahr ganz viel.
3. Privates und Geschäftliches vermischen
Schnell etwas fürs Geschäft mit der privaten Karte bezahlen oder umgekehrt den privaten Einkauf über das Geschäftskonto laufen lassen. Das kann passieren. Problematisch wird es allerdings, wenn du den Überblick verlierst und nicht mehr klar ist, welche Ausgaben zu deinem Unternehmen gehören.
Das führt zu unnötigem Aufwand in der Buchhaltung und kann auch steuerliche Fragen aufwerfen. Mein Tipp ist deshalb, deine privaten und geschäftlichen Finanzen möglichst konsequent zu trennen. Ein separates Geschäftskonto und eine eigene Karte für geschäftliche Ausgaben machen dir das Leben deutlich einfacher.
4. Keine Saldoabstimmung machen
Das ist einer meiner absoluten Favoriten. ;)
Du hast alle Banktransaktionen verbucht und denkst: «Super, fertig!» Aber stimmt der Saldo in deiner Buchhaltung auch wirklich mit dem Saldo auf deinem Bankkonto überein?
Genau das kontrollierst du mit einer Saldoabstimmung. Dabei vergleichst du den Kontostand gemäss Buchhaltung mit dem tatsächlichen Bankkontostand zum gleichen Stichtag. Wenn die beiden Beträge nicht übereinstimmen, könnte beispielsweise eine Buchung fehlen, doppelt erfasst worden sein oder auf dem falschen Konto gelandet sein.
Ich empfehle dir, deine Bankkonten mindestens einmal pro Monat abzustimmen, am besten direkt im Rahmen deines Monatsabschlusses. So bemerkst du Unstimmigkeiten frühzeitig und musst nicht erst beim Jahresabschluss herausfinden, wo irgendwann ein Fehler passiert ist.
Denn glaub mir: Eine Differenz aus dem letzten Monat zu suchen, ist wesentlich angenehmer als eine Differenz von vor elf Monaten.
Und noch etwas: Nur weil alle Banktransaktionen verarbeitet sind, bedeutet das nicht automatisch, dass deine Buchhaltung korrekt ist. Die Saldoabstimmung ist deshalb für mich einer der wichtigsten Kontrollschritte überhaupt.
5. Bei Unklarheiten nicht nachfragen
Du sitzt vor deiner Buchhaltung und weisst nicht genau, wie du etwas verbuchen sollst. Also probierst du einfach mal etwas aus. «Wird schon stimmen.»
Vielleicht stimmt es tatsächlich, vielleicht aber auch nicht. Und manchmal zieht eine falsche Buchung weitere Fehler nach sich, die später mühsam korrigiert werden müssen.
Dabei musst du als selbstständige Person nicht alles über Buchhaltung wissen. Du bist schliesslich Expertin oder Experte in deinem eigenen Geschäft und nicht automatisch auch in der Finanzbuchhaltung.
Deshalb mein wichtigster Tipp: Frag nach, wenn du etwas nicht verstehst. Egal ob bei deiner Treuhänderin, deinem Buchhalter oder bei mir. Es gibt keine dummen Fragen, und gerade in der Buchhaltung ist es oft viel einfacher, eine Unklarheit direkt zu beseitigen, als später einen Fehler zu korrigieren.
Mir ist bei meiner Arbeit besonders wichtig, dass meine Kundinnen und Kunden nicht einfach eine Antwort bekommen, sondern auch verstehen, warum etwas so gemacht wird. Denn mit jeder geklärten Frage wirst du sicherer im Umgang mit deiner eigenen Buchhaltung.
Und ganz nebenbei: Eine kurze Frage kostet meistens deutlich weniger Zeit als eine aufwendige Korrektur. ;)
Mein Fazit: Gute Buchhaltung beginnt mit guten Routinen
Wenn du dir diese fünf Punkte anschaust, merkst du vielleicht etwas: Die meisten Fehler entstehen nicht, weil Buchhaltung wahnsinnig kompliziert ist, sondern weil Dinge aufgeschoben, nicht kontrolliert oder nicht richtig verstanden werden.
Danke für's Lesen ;), Nadia
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